「あぁ、またこの時期が来てしまった……」
月末や週末になると、パソコンの前でため息をついていませんか？ 各所から送られてくる日報メール、チャットで流れてくる売上数字、場合によっては紙の伝票。それらを一つひとつ開き、マスターデータとなるExcelにコピー＆ペーストしていく作業。
一度ズレたら全ての計算が狂うプレッシャーの中、ひたすら数字を打ち込み続ける時間は、経営者や現場リーダーにとって「苦行」以外の何物でもありません。
今回は、そんな「手作業による報告・集計」に限界を感じていたある事業者が、適切なITサービスの導入（DX）によって、なんと60%もの業務効率化を実現した実例をご紹介します。
もしあなたが、「今のやり方でも回っているから大丈夫」と思っているなら、ぜひこの記事を最後まで読んでみてください。その「大丈夫」の裏で、どれだけの利益と時間をドブに捨てているかが分かるはずです。
【Before】現場を疲弊させていた「転記のバケツリレー」
今回ご紹介するケースでは、当初、以下のようなフローで業務が行われていました。
- 各担当者からの報告: 現場スタッフや営業担当が、それぞれメールやLINE、あるいは個別のExcelファイルで日々の活動や売上を報告。フォーマットは微妙にバラバラでした。
- 管理者による集計: 管理者は送られてきた情報を一つずつ確認し、集計用のマスターExcelに「手入力」または「コピペ」で転記。
- レポート作成: 集計したデータをもとに、会議用のグラフやレポートをこれまた手作業で作成。
この一連の流れには、大きな落とし穴がありました。
- 時間がかかりすぎる: 報告の数が増えれば増えるほど、集計時間は雪だるま式に増加。
- ヒューマンエラーの多発: 「転記ミス」「数式の参照ミス」が頻発し、数字が合わない原因を探すのに数時間を費やすことも。
- 情報の鮮度が低い: 集計が終わるまで全体の数字が見えないため、経営判断が常に「過去の数字」ベースになる。
まさに「集計のために仕事をしている」状態でした。
【Action】「人が集める」のをやめ、「データが集まる」仕組みへ
この状況を打破するために行ったのは、「適切なDX（デジタルトランスフォーメーション）の実現」と「ITサービスの導入」でした。
「DX」というと難しく聞こえるかもしれませんが、やったことはシンプルです。 「バラバラの入り口を一つにし、出口（集計）を自動化した」のです。
具体的には、クラウド型の業務管理ツール（ITサービス）を導入し、以下のようにフローを変えました。
- 入り口の統一: 担当者はスマホやPCから、統一されたWebフォームに入力するだけ。
- データベース化の自動化: 入力されたデータは、瞬時にクラウド上のデータベースに蓄積される（転記作業の消滅）。
- 出口の自動化: 蓄積されたデータは、設定したダッシュボードでリアルタイムにグラフ化・集計される。
これまで管理者が汗水垂らして行っていた「情報の交通整理」を、ツールが全て肩代わりしてくれるようになったのです。
【After】衝撃の結果：60%の効率化がもたらしたもの
この変更による効果は劇的でした。
導入後、計測された結果は「60%の作業効率化」。 これまで月間20時間かかっていた集計・レポート作成業務が、わずか8時間に短縮されたのです。いや、実質的には「確認作業」だけになったため、精神的な負担はそれ以上に減っています。
この「60%の削減」がもたらしたメリットは、時間の短縮だけではありません。
- リアルタイム経営の実現: 「月末にならないと数字が分からない」状態から、「スマホを見れば今の数字が分かる」状態へ変化し、スピーディーな意思決定が可能になりました。
- ミスの撲滅: 人手が介在する「転記」のプロセスが消えたため、計算ミスや入力ミスが激減しました。
- 本来の業務への集中: 「数字を作る（集計する）」ことに使っていたエネルギーを、「数字を見て対策を考える（分析する）」ことに使えるようになりました。
小規模事業者こそ「集計」の手放しが必要
「うちはまだ規模が小さいから、手作業で十分」 そう考える経営者様も多いですが、実は逆です。
少人数で運営している小規模事業者や個人事業主こそ、「誰でもできる集計作業」にリソースを割いている余裕はありません。 あなたの時給を考えてみてください。その手作業にかけているコストは、月額数千円〜数万円程度のITツールの利用料を遥かに上回っているはずです。
今回の事例のように、適切なツールを選定し、導入することで、コストをかけずに「時間」という莫大な利益を生み出すことができるのです。
まとめ：その「手作業」は、本当に必要ですか？
手作業での報告・集計作業は、慣れてしまうと「仕事をした気」になりやすい危険な業務です。 しかし、そこから生まれる付加価値はゼロです。
今回ご紹介した事例のように、仕組みを変える勇気さえ持てば、業務量は半分以下、いや60%以上削減できる可能性があります。
「自分の会社・事業の場合、どんなツールが合うのか？」 「今のフローをどう変えればいいのか？」
もし少しでも気になったら、一度YLS合同会社にご相談ください。 あなたのビジネスから「無駄な手作業」をなくし、成長のための時間を一緒に創り出しましょう。