せっかく時間をかけて作成したマニュアルも、活用されなければ意味がありません。「読まれない」「使われない」といった課題を解決するためには、マニュアルの構成や配布方法に工夫が必要です。
本記事では、社内やチームでマニュアルを効果的に活用してもらうためのポイントを紹介します。
1. マニュアルの使いやすさを向上させる
① シンプルで分かりやすい構成にする
マニュアルが難解だと、読まれることなく放置される可能性が高まります。
- 簡潔な文章を心がける（長すぎる説明を避け、ポイントを明確に）
- 見出しや番号を付ける（手順が分かりやすくなる）
- 箇条書きを活用（読みやすさ向上）
- 画像や動画を多用（直感的に理解しやすくする）
② 必要な情報をすぐに見つけられるようにする
- 目次や検索機能を設ける（電子版なら検索しやすくする）
- FAQを作成する（よくある質問をまとめる）
- リンクや目次ナビゲーションを利用（電子マニュアルならクリックで移動可能に）
2. 利用しやすいフォーマットで提供する
① 紙とデジタルの両方を活用する
- デジタル版（Googleドキュメント・PDF・Notion など）
- 紙のマニュアル（現場で使いやすい簡易版を用意）
- 動画マニュアル（操作手順などは動画の方が理解しやすい）
② アクセスしやすい場所に保存する
- 社内クラウド（Google Drive, SharePoint）に保存
- 社内ポータルサイトにリンクを掲載
- 定期的に配信し、存在を周知
③ モバイル対応を考慮する
- スマホやタブレットでも閲覧しやすいフォーマットにする
- PDFの他に、モバイル対応したWebページ形式で提供する
3. 社員がマニュアルを活用する習慣を作る
① 研修やOJTで積極的に活用する
マニュアルの存在を知ってもらい、活用を習慣化するために、
- 新入社員研修で使用する
- OJTでマニュアルを見ながら業務を進める
- チェックリストを活用し、習得状況を可視化する
② 定期的なリマインドとフィードバックを行う
- 定期的に周知メールを送る（「最新のマニュアルはこちら！」など）
- 社内ミーティングでマニュアルの更新を共有する
- 社員のフィードバックを集め、改善する
③ マニュアルを利用した成功事例を共有する
「マニュアルを活用したことで業務がスムーズになった」という事例を社内で共有すると、利用促進につながります。
- 活用した社員の声を掲載
- 業務改善の成果を可視化（作業時間短縮率など）
4. マニュアルを継続的に改善する
① 定期的な更新を行う
- 最新の業務フローに合わせて修正
- 変更履歴を記載し、どこが更新されたか明確にする
② フィードバックを受け付ける仕組みを作る
- Googleフォームやアンケートで改善点を収集
- 現場の意見を取り入れて、使いやすいマニュアルへ進化させる
③ 効果測定を行う
- マニュアルの閲覧回数をトラッキング（Google Analytics など）
- 社員の満足度調査を実施
マニュアルを活用してもらうためには、
- 使いやすい構成にする（簡潔・視覚的・検索しやすい）
- 適切なフォーマットで提供する（デジタル・紙・動画）
- マニュアルの利用を習慣化する（研修・リマインド・成功事例の共有）
- 継続的に改善する（定期更新・フィードバック・効果測定）
これらのポイントを実践すれば、マニュアルが活用され、業務効率向上につながります。ぜひ、社内で取り入れてみてください！