業務の標準化や引き継ぎをスムーズにするために、マニュアル作成は不可欠です。しかし、「作成に時間がかかる」「更新が面倒」「結局使われない」といった課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、マニュアル作成の時間を大幅に短縮するための具体的なテクニックとツールを紹介します。
1. マニュアル作成の基本プロセスを最適化
マニュアル作成の効率化には、まず作業フローを見直すことが重要です。
① 目的を明確にする
マニュアルの目的をはっきりさせることで、不要な情報を削減し、作成時間を短縮できます。
- 誰のために作るのか？（新入社員向け、業務担当者向け など）
- どの業務に必要か？（社内システムの操作、クレーム対応手順 など）
- どのフォーマットが適しているか？（文章、図解、動画 など）
② テンプレートを活用する
マニュアルをゼロから作成するのは時間がかかるため、テンプレートを活用しましょう。
- Google ドキュメント / Microsoft Word のフォーマットを統一
- Notion / Confluence のテンプレート機能を活用
- フローチャートやチェックリスト を導入し、分かりやすく整理
2. 効率的な情報収集と整理
① 既存資料を再利用する
社内に既にある業務資料や過去のマニュアルを活用し、作成時間を短縮します。
- 過去の業務マニュアルや業務報告書を活用
- 社内のプレゼン資料や研修資料を再利用
- 社員の業務経験をヒアリングし、必要な情報を整理
② AIを活用して情報整理
近年、AIを活用したテキスト生成・要約ツールを活用することで、マニュアル作成の負担を軽減できます。
- ChatGPT：文章の下書きを自動作成
- Notion AI：要点の整理や要約作成
- DeepL Write：文章の自然な校正
3. 効率的なマニュアル作成ツール
① 文書作成・管理ツール
文書作成と管理が一元化できるツールを使えば、時間短縮につながります。
- Google ドキュメント：リアルタイムで共同編集可能
- Notion：簡単に整理・検索でき、テンプレートも豊富
- Confluence：企業向けのドキュメント管理ツール
② スクリーンショット・画面録画ツール
スクリーンショットや動画を活用すれば、文章だけよりも分かりやすいマニュアルを素早く作成できます。
- Snagit：画面キャプチャ＋注釈が簡単にできる
- ScreenPal（旧Screencast-O-Matic）：画面録画＋音声解説
- Loom：操作手順を動画で説明し、共有可能
③ フローチャート・図解ツール
手順を可視化することで、短時間で分かりやすいマニュアルが作成できます。
- Lucidchart：フローチャートの作成
- Miro：オンラインホワイトボードでチーム共同作業
- Microsoft Visio：業務プロセスの視覚化
4. マニュアル作成の時間を短縮するテクニック
① 短時間で作成するルールを決める
作成するたびに試行錯誤すると時間がかかるため、ルールを決めておきます。
- 1ページ内にまとめる
- 文章は短く、箇条書きを基本にする
- 画像や動画を積極的に活用する
② 作成とレビューを同時進行する
完成後に見直すのではなく、作成しながらフィードバックを受けることで、手戻りを防ぎます。
- Google ドキュメントのコメント機能を活用
- NotionやConfluenceで共同編集
③ 既存のマニュアルを簡単に更新できる仕組みを作る
定期的な更新が負担にならないように、更新しやすい仕組みを作っておきましょう。
- ファイル名に作成・更新日を明記する（例：「業務マニュアル_2024_02」）
- 変更点を目立たせる（変更履歴を記録）
- レビュー担当者を決める
まとめ
マニュアル作成の時間を短縮するには、
- 作成プロセスを最適化する（目的を明確にし、テンプレートを活用）
- 情報を効率的に収集・整理する（既存資料の活用、AIの活用）
- 適切なツールを活用する（文書作成、スクリーンショット、フローチャート）
- 効率的な作成テクニックを取り入れる（シンプルなルール、同時進行のレビュー、更新しやすい仕組み）
これらの方法を活用すれば、作業時間を短縮し、使いやすいマニュアルを作成できます。
ぜひ、業務の効率化に向けて実践してみてください！