「業務効率化のためにITツールを入れたいけれど、種類が多すぎて何を選べばいいか分からない」 「導入しても使いこなせる自信がない……」
前回の記事では、生産性を上げるためのステップとして「自動化」の重要性をお伝えしましたが、30代〜50代の経営者様からよくいただくのが、このような「ITツール選び」に関するお悩みです。
世の中には便利なツールが溢れていますが、大企業向けの高機能すぎるシステムは、小規模事業者にはオーバースペック（過剰性能）であり、コストも手間もかえって増えてしまうことがあります。
私たちに必要なのは、「低コスト（または無料）」で、「直感的」に使えて、確実に「自分の時間を増やしてくれる」ツールです。
今回は、YLS合同会社が多くのクライアント様に推奨し、実際に劇的な時間創出効果を上げている「5つの神ツール」を厳選してご紹介します。ITに苦手意識がある方こそ、ぜひご覧ください。
ツール選びの基準は「連携」と「スマホ対応」
具体的なツールの紹介に入る前に、失敗しない選び方のポイントを2つお伝えします。
- スマホで完結するか： 移動中や待ち時間にスマホで処理できれば、デスクに座る時間をコア業務に使えます。
- 他のツールと連携できるか： 入力したデータがカレンダーや会計ソフトに自動で飛ぶなど、データ連携ができるものを選びましょう。
それでは、月30時間の「余白」を生み出すツールを見ていきましょう。
1. コミュニケーションの無駄をゼロに：Chatwork（チャットワーク） / Slack（スラック）
まだ社内や頻繁にやり取りするパートナーとの連絡に「メール」を使っていませんか？ 「お世話になっております。〇〇です。」という定型文や、過去のメールを探す時間は、積もり積もって莫大なロスになります。
ビジネスチャットツール（ChatworkやSlack）を導入すると、会話形式でスピーディーに連絡が取れます。
- メリット： 形式的な挨拶が不要。ファイルの送受信もドラッグ＆ドロップで簡単。「あの件、どうなった？」と過去のログをキーワード検索で一瞬で見つけられます。
- おすすめ： 日本企業とのやり取りが多いならChatwork、IT系や海外ツールとの連携を重視するならSlackがおすすめです。
2. 日程調整のラリーを撲滅：Spir（スパイアー） / Calendly
「来週のご都合はいかがでしょうか？」「その日は埋まっておりまして、再来週なら…」 この日程調整のメール往復（ラリー）、1件のアポイントにつき3往復していれば、それだけで15分は使っています。
日程調整ツールを使えば、あなたのGoogleカレンダー等と連携した「予約受付用URL」を相手に送るだけで完了します。
- メリット： 相手がURLを開くと、あなたの空いている日時だけが表示されます。相手が選んだ瞬間に、双方のカレンダーに予定が登録され、Web会議のURL（Zoomなど）も自動発行されます。
- おすすめ： 日本発のSpirは、複数のカレンダー（仕事用Googleカレンダーとプライベート用カレンダーなど）を重ねて空き時間を判定できるため、個人事業主に最適です。
3. 書類探しの時間を消滅させる：Notion（ノーション）
「先月の会議のメモ、どこだっけ？」「業務マニュアルの最新版はどれ？」 情報の散逸は、生産性の最大の敵です。これを解決するのが、オールインワン・ワークスペースのNotionです。
Notionは、単なるメモ帳ではありません。「社内Wiki（情報共有サイト）」を簡単に作れます。マニュアル、顧客リスト、タスク管理、議事録など、あらゆる情報をここに集約できます。
- メリット： 自分だけのデータベースを自由に作れます。階層構造が作りやすく、スマホアプリからの閲覧・編集もサクサク動きます。「Notionを見れば全てわかる」状態を作ることで、探し物の時間をゼロにできます。
4. 経理の入力を自動化：freee（フリー） / マネーフォワード クラウド
個人事業主にとって最も重たい事務作業の一つが「経理」です。領収書をExcelに手入力しているなら、今すぐやめましょう。
クラウド会計ソフトを導入し、銀行口座やクレジットカードを連携させれば、日付や金額、勘定科目を自動で推測して取り込んでくれます。
- メリット： 現金の領収書も、スマホアプリで写真を撮るだけで、AIが日付と金額を読み取って仕訳してくれます。確定申告の時期に慌てて領収書の山と格闘する必要がなくなります。日々の資金繰りがリアルタイムで見える化されるのも経営上の大きな利点です。
5. あなたの専属秘書＆壁打ち相手：ChatGPT / Claude（クロード）
最後は、今話題の生成AIです。これを「流行りもの」としてスルーするのはあまりに勿体無いです。これは、月額数千円（無料版もあり）で雇える「超優秀な秘書」です。
- 活用例：
- メール作成： 「〇〇様への謝罪メールを、丁寧すぎず簡潔に書いて」と指示すれば数秒で下書きが完成します。
- アイデア出し： 「30代男性向けの新しいサービスのキャッチコピーを10個考えて」と頼めば、ブレインストーミングの相手になります。
- 要約： 長い長文のレポートや契約書を貼り付けて「要点を3行でまとめて」と頼めば、読む時間を短縮できます。
一人でビジネスをしていると相談相手がおらず視野が狭くなりがちですが、AIは24時間365日、文句も言わずにあなたの思考をサポートしてくれます。
導入時の注意点：「一気に入れない」こと
これらのツールは非常に強力ですが、全てを一度に導入しようとすると、使い方が覚えきれずに挫折します（いわゆる「DX疲れ」）。
成功の秘訣は「一点突破」です。
まずは「日程調整だけSpirに変えてみる」、あるいは「領収書入力だけfreeeに変えてみる」など、一つの課題に絞って導入してください。一つのツールで「楽になった！」という成功体験が得られれば、自然と次のツールへの意欲が湧いてきます。
ツールはあなたの時間を守る「盾」であり、攻めるための「武器」
今回ご紹介したツールは、多くが無料プランや無料トライアルを用意しています。リスクはほとんどありません。 「ITは苦手だから」と食わず嫌いをするのではなく、「自分の時間を守るため」に、まずは一つ、アプリをダウンロードすることから始めてみてください。
「自社の業務フローに最適なツールの組み合わせが知りたい」「初期設定やスタッフへのレクチャーを代行してほしい」 そのようなご要望があれば、ぜひYLS合同会社にご相談ください。私たちはツールの導入支援だけでなく、それが定着し、成果が出るまでのプロセスを伴走支援いたします。
あなたのビジネスが、テクノロジーの力でより軽やかに、より遠くへ飛躍することを願っています。