生産性を向上させるためには、 「ムダな業務時間を特定し、削減する」 ことが重要です。しかし、どの時間がムダなのかを見極めるのは簡単ではありません。ここでは、 ムダな業務時間を判断するためのポイントと具体的な方法 を解説します。
1. 業務の「価値」を基準にムダを判断する
業務の価値を 「生産性に貢献しているか？」 という観点で考えます。
✅ 価値がある業務
→ 売上向上・顧客満足向上・業務効率化につながる業務
❌ ムダな業務（改善が必要）
→ 時間はかかるが、成果が少ない業務
📌 チェックリスト
🔲 この業務は会社の利益や生産性向上につながっているか？
🔲 その業務をやらなくても問題はないか？
🔲 より効率的な方法に置き換えられないか？
2. ムダな業務を判断する6つのポイント
(1) 重複業務
同じデータを何度も入力していないか？
→ 例：紙の伝票を手書きし、さらにPCに入力する
✅ 解決策: システムを導入し、自動入力・データ連携を活用
(2) 不要な会議
長時間の会議や、目的が曖昧な会議がないか？
→ 例：30分で済む話を1時間の会議にしている
✅ 解決策:
- 会議の目的を明確にし、必要な人だけを招集
- 「会議なし」で済む場合はチャットで対応
- 会議時間を 最大30分に制限 する
(3) 過剰なメール・チャット対応
メール対応に時間を取られすぎていないか？
→ 例：1日に何度もメールをチェックし、返信に時間を費やしている
✅ 解決策:
- メール対応の時間を決める（1日3回）
- よくある質問は テンプレートを作成 し、自動返信を活用
(4) 手作業によるルーチンワーク
単純作業を手作業で行っていないか？
→ 例：請求書作成やデータ入力をすべて手作業で処理している
✅ 解決策:
- RPA（Robotic Process Automation）を導入 し、作業を自動化
- ExcelのマクロやGoogleスプレッドシートの自動化機能を活用
(5) 「待ち時間」の発生
次の作業をするまでに無駄な待機時間が発生していないか？
→ 例：上司の承認を待つ間に作業が止まる
✅ 解決策:
- 承認フローを見直し、シンプル化
- リアルタイムで承認できるデジタルツール を活用（Slack、Trello）
(6) 非効率な移動時間
移動に時間を取られすぎていないか？
→ 例：営業訪問が多く、1日の半分が移動時間になっている
✅ 解決策:
- オンライン商談を活用し、移動時間を削減
- 訪問スケジュールを最適化し、移動ルートを短縮
3. ITツールを活用してムダを見える化
ムダな業務時間を特定するには、 業務の実態をデータで把握する ことが重要です。
📌 業務時間を可視化するツール
✅ Toggl Track（タスクごとの作業時間を記録）
✅ TimeCamp（チームの業務時間を分析）
✅ RescueTime（PC作業時間を自動記録）
✅ Googleスプレッドシート（シンプルな時間記録表）
📌 具体例：
「メール対応に1日3時間かかっている」とデータで判明 → テンプレート導入で対応時間を1.5時間に短縮！
4. PDCAサイクルでムダ削減を継続
業務のムダは 一度見直して終わりではなく、継続的に改善すること が大切です。
🔄 PDCAサイクルを回す
1️⃣ Plan（計画） → ムダを特定し、改善策を計画
2️⃣ Do（実行） → 改善策を試し、実行
3️⃣ Check（評価） → 効果を測定（業務時間の短縮）
4️⃣ Act（改善） → 必要に応じて修正し、さらに効率化
ムダな業務時間を判断するためには、「価値基準」で考え、データを活用することが重要！
✅ 価値のない業務は削減（利益・生産性につながるか？）
✅ ムダを発見する6つのポイント（重複業務・無駄な会議・メール対応・手作業・待機時間・移動時間）
✅ ITツールを活用し、データで業務時間を可視化
✅ PDCAサイクルで継続的に改善
📌 今すぐできること 🔲 1日の業務を TogglやRescueTimeで記録
🔲 メール対応を1日3回に制限 する
🔲 会議を30分以内に短縮 する
🔲 ルーチン作業を自動化する（ExcelマクロやRPA）
ムダな業務を削減し、生産性を向上させましょう！ 🚀