マニュアル作成時、何でも情報を盛り込もうという人がいるのではないでしょうか。
例えば、
「こんな問題が考えられる」
「こんな問題が発生する恐れがある」
など、1000回のうち1回起こるか起こらないかの内容を盛り込んでいるマニュアルを作成する人もいるのではないでしょうか。
このような情報を盛り込むことが重要だと思いますか？
私は「マニュアルへ情報を盛り込みすぎることは、業務の不効率化を招く恐れがある」と考えています。
使う側の視点で考えるとわかりやすいです。
みなさんがマニュアル使用時、
・A4用紙20枚分の注意書きが書かれているマニュアル
・「起こる可能性が多い問題が明確化」されておりシンプルで何を操作すれば良いかが明確なマニュアル
であればどちらを使いたいと思いますか？
私は後者のマニュアルを使いたいと思います。
なぜなら、マニュアルがシンプルであれば、やるべきことがシンプルになるからです。
マニュアルの途中に注意書きが多く書き込まれていると、何がマニュアルの本筋で何が注意書きなのかがわからなくなってしまい、業務をこなす時間に余計に時間がかかってしまったり、ミスを起こしてしまったりする可能性が高まります。
だからこそ、マニュアルに盛り込む情報とそうでない情報を整理することが、業務効率化を行う上で非常に重要なポイントとなります。