「仕事の効率を上げたい！」
そう思って、タスク管理ツール、コミュニケーションツール、資料作成ツールなど、様々なデジタルツールを試しては、結局どれも使いこなせず、かえって時間がかかってしまった…そんな経験はありませんか？
たくさんのツールがある今、最も重要なのは「あなたに本当に必要なツールを見極める力」です。
今回のブログでは、個人事業主や小規模事業者の皆さんが、ツール迷子から卒業し、仕事の生産性を劇的に向上させるための、デジタルツールの選び方と活用法を徹底解説します。
なぜツール選びに失敗するのか？その3つの原因
まずは、なぜツール選びで失敗しがちなのか、その原因を見ていきましょう。
- 流行や機能だけで選んでしまう: 「みんな使っているから」「機能がたくさんあって便利そう」という理由だけで選んでいませんか？ツールの機能が多すぎると、使いこなすまでに時間がかかり、結局シンプルな機能しか使わないという無駄が生じます。
- 目的が曖昧なまま導入してしまう: 「なんとなく生産性が上がりそう」という漠然とした理由で導入すると、そもそも何のために使っているのか分からなくなり、結局使わなくなってしまいます。
- 既存のワークフローと合っていない: あなたの仕事のやり方や、チームメンバーとの連携方法を考慮せずにツールを導入すると、かえって非効率になることがあります。例えば、メールでのやり取りが中心なのに、チャットツールを無理に導入しても定着しないでしょう。
本当に必要なツールを見つける！3つのステップ
ここからは、あなたのビジネスに最適なツールを見つけるための具体的なステップをご紹介します。
ステップ1: あなたの「課題」を特定する
ツールを導入する前に、まずはあなたの仕事における「課題」を具体的に特定しましょう。
- 課題の例:
- 「クライアントとのやり取りがメールで煩雑になっている」
- 「タスクが整理されておらず、納期を忘れそうになる」
- 「請求書や契約書の作成に時間がかかりすぎる」
このステップが最も重要です。課題が明確になれば、その課題を解決するためのツールが自ずと見えてきます。
ステップ2: 課題を解決する「目的」を定義する
課題が特定できたら、次に「その課題を解決するために、ツールで何をしたいか」という目的を定義します。
- 目的の例:
- 「クライアントとのやり取りを一つの場所で完結させたい」
- 「タスクの進捗状況を可視化し、漏れをなくしたい」
- 「請求書をテンプレート化し、自動で作成・送信したい」
この目的を、ツールの選定基準とします。
ステップ3: 「最小限」の機能を持つツールを選ぶ
定義した目的に沿って、ツールの候補を絞り込みます。この時、多機能なツールではなく、「目的を達成するための最小限の機能」を持つツールを選ぶのが賢明です。
- タスク管理ツールなら:
- シンプルなTodoリスト機能と、期限設定機能があれば十分か？
- チームで使うなら、進捗管理機能やコメント機能が必要か？
- コミュニケーションツールなら:
- テキストチャットだけで十分か？
- ファイル共有やビデオ通話機能も必要か？
無料プランやトライアル期間を活用して、実際に試してみることをお勧めします。
個人事業主におすすめ！必須ツール3選
ここからは、多くの個人事業主が抱える課題を解決する、おすすめのツールをジャンル別に紹介します。
- タスク・プロジェクト管理ツール:
- おすすめ: Trello, Asana, Notion
- 活用法: 納期管理、クライアントごとのプロジェクト進捗管理、アイデアストックなど。自分の仕事だけでなく、協力者との連携にも使えます。
- コミュニケーションツール:
- おすすめ: Slack, Chatwork
- 活用法: クライアントやチームとのやり取りを一元管理。メールの往復を減らし、スピーディーな情報共有を実現します。
- ファイル共有・管理ツール:
- おすすめ: Google Drive, Dropbox
- 活用法: 契約書や制作物などのデータをクラウドで一元管理。PCの容量を気にせず、どこからでもアクセスできる環境を構築します。
これらのツールは、単体で使うだけでなく、連携させることでさらに効率を高めることができます。例えば、Google Driveに保存したファイルをSlackで共有する、といった連携です。
生産性向上の鍵は「ツールの数」ではなく「ツールの使い方」
デジタルツールは、あなたの仕事を楽にするための道具です。目的なくたくさんの道具を揃えても、宝の持ち腐れになってしまいます。
まずは、あなたの仕事の課題を見つめ直し、その課題を解決する「目的」を明確にすることから始めてみてください。本当に必要なツールを厳選し、使いこなすことが、あなたの生産性向上とビジネスの成長に繋がります。