業務フローを見える化したい。
そのために、ツールを入れた方がよいのではないか。
このように考える会社は少なくありません。
業務フロー見える化ツールは、仕事の流れを整理したり、担当者や進捗を共有したりするうえで役立ちます。
ただし、ツールを入れれば業務改善が進むとは限りません。仕事の流れが整理されていないまま導入すると、入力が続かなかったり、現場で使われなかったりすることがあります。
この記事では、中小企業が業務フロー見える化ツールを選ぶ前に整理すべきことと、導入時に確認したいポイントをまとめます。
業務フロー見える化ツールは、仕事の流れを整理するための手段です
業務フロー見える化ツールは、仕事の流れを分かりやすくするための手段です。
たとえば、誰がどの作業を担当しているのか、どこで確認が入るのか、どの工程で仕事が止まりやすいのかを整理できます。
ただし、ツールそのものが仕事の流れを決めてくれるわけではありません。
導入前に、まず自社の仕事がどう進んでいるかを確認する必要があります。
誰が、何を、どの順番で進めているのか。
どこで確認が発生しているのか。
どこで手戻りが起きているのか。
どの判断が社長や管理者に戻っているのか。
ここが見えないままツールを入れても、ツールの中に曖昧な業務が残るだけになりやすいです。
公開後にURL設定：業務フローを見える化する方法｜中小企業が最初に整理すべき仕事の流れ
ツールを入れても定着しない会社で起きていること
業務フロー見える化ツールを導入しても、現場で使われないことがあります。
よくあるのは、次のような状態です。
- 入力する人が決まっていない
- いつ更新するのか決まっていない
- 入力した情報を誰が見るのか決まっていない
- 確認や判断のルールがない
- 現場にとって入力が追加作業になっている
- ツールを見なくても仕事が進んでしまう
この状態では、最初だけ使われても、忙しくなると元のやり方に戻りやすくなります。
ツールが悪いというより、ツールを使う前提が整っていない場合があります。
業務フローを見える化する目的は、ツール上に図を作ることではありません。
確認や手戻りを減らし、現場が動きやすい仕事の流れをつくることです。
公開後にURL設定：ITが定着しない理由とは｜中小企業でツールが使われない原因と対策
ツール選びの前に整理したい5つのこと
業務フロー見える化ツールを選ぶ前に、まず自社の仕事を整理します。
ここが見えていると、必要な機能も判断しやすくなります。
1. 見える化したい業務を一つ決める
最初から会社全体の業務を見える化しようとすると、範囲が広くなりすぎます。
まずは、一つの業務から始めます。
たとえば、次のような業務です。
- 見積作成
- 問い合わせ対応
- 受注後の社内共有
- 月次作業
- お客様への報告
- 現場確認
選ぶ基準は、社長や管理者に確認が戻りやすい仕事、手戻りが多い仕事、社員に任せたい仕事です。
影響が大きい業務から始めると、ツールを使う目的も明確になります。
2. 現在の流れを紙やメモで書き出す
ツールを選ぶ前に、現在の流れを紙やメモで書き出します。
きれいにまとめる必要はありません。
実際に起きている順番で書くことが大切です。
たとえば、問い合わせを受ける、担当者が内容を確認する、見積を作る、社長が確認する、お客様へ返答する、社内共有する、といった流れです。
この段階で、どこに確認が多いのか、どこで仕事が止まるのかが見えてきます。
ツールは、その後で選びます。
3. 誰が使うのかを決める
業務フロー見える化ツールは、使う人が決まっていないと定着しません。
誰が入力するのか。
誰が確認するのか。
誰が更新するのか。
誰が判断に使うのか。
ここが曖昧だと、情報が更新されなくなります。
結果として、ツールの情報を信頼できなくなり、また口頭確認や個別連絡に戻ってしまいます。
4. 何を見れば判断できるかを決める
ツールに情報を入れても、その情報を何に使うのかが決まっていないと、現場は入力する意味を感じにくくなります。
たとえば、次のような目的を決めます。
- どの案件が止まっているかを見る
- 誰に仕事が集中しているかを見る
- どこで確認が多いかを見る
- 手戻りが多い工程を見る
- 社長や管理者に戻る判断を減らす
見るべき情報が決まると、入力する項目も絞れます。
項目が多すぎると、現場の負担が増えます。
まずは、判断に必要な情報から入れることが大切です。
5. 更新ルールを決める
ツールは、更新されなければ使われません。
そのため、導入前に更新ルールを決めます。
たとえば、次のようなルールです。
- いつ入力するか
- どこまで進んだら更新するか
- 誰が確認するか
- 更新されていない場合は誰が声をかけるか
- どの会議で確認するか
ルールは細かすぎる必要はありません。
現場が迷わず使える範囲で決めることが大切です。
業務フロー見える化ツールを選ぶときの確認ポイント
業務の流れを整理したら、ツールを選びます。
特定のサービス名だけで選ぶのではなく、自社の仕事に合うかを見ます。
確認したいのは、次のような点です。
- 現場が使いやすい画面か
- 必要な項目を増やしすぎずに使えるか
- 担当者や進捗が見やすいか
- 確認や承認の流れを表せるか
- スマートフォンや外出先でも確認しやすいか
- 今あるツールや資料と併用できるか
- 更新ルールを運用しやすいか
機能が多いツールが、自社に合うとは限りません。
従業員30名以下の会社では、現場が日常業務の中で使えるかどうかが重要です。
使い方が難しすぎると、入力が続きにくくなります。
ツール導入で避けたい進め方
業務フロー見える化ツールを導入するときに避けたいのは、ツールを入れること自体が目的になることです。
たとえば、次のような進め方です。
- 先にツールを決めてから業務を合わせようとする
- 現場の仕事の流れを確認しない
- 入力項目を増やしすぎる
- 更新ルールを決めない
- 誰が見るのか決めない
- 導入後の見直しをしない
この状態では、ツールが定着しにくくなります。
業務改善は、ツールを入れて終わりではありません。
現場で使われ、確認や手戻りが減り、仕事の流れが変わることが目的です。
公開後にURL設定：業務改善を仕組み化する方法｜忙しい中小企業が最初に整えるべきこと
YLSでは、ツール選定より先に仕事の流れを確認します
YLSでは、業務フロー見える化ツールを考える前に、まず仕事の流れを確認します。
経営者が感じている課題と、現場で実際に起きていることをすり合わせます。
どこで確認が多くなっているのか。
どこで手戻りが発生しているのか。
誰に仕事が集中しているのか。
どの情報が判断に使われていないのか。
こうした点を整理したうえで、必要に応じてツールを活用します。
弊社では、ITツールの導入や改善案の提示だけで終わらず、現場で使われる状態まで整えることを重視しています。
必要に応じて、業務フロー、判断基準、社内共有資料、改善手順などのコンテンツも整えます。
支援実績として、100社以上の支援、50%の業務改善、月間180時間削減につながった事例があります。ただし、会社ごとに状況は異なるため、同じ成果を保証するものではありません。
ツール選びで迷ったら、まず業務の流れを整理する
業務フロー見える化ツールを選ぶときは、最初からツール名で比較しすぎない方がよいです。
まず見るべきなのは、自社の仕事の流れです。
どの業務を見える化したいのか。
誰が使うのか。
何を見て判断したいのか。
どこで確認や手戻りが多いのか。
どのように更新するのか。
ここが見えると、自社に合うツールの条件も見えてきます。
YLSでは、従業員30名以下でいつも仕事に追われている経営者に向けて、経営と現場をつなぐ業務改革を支援しています。
業務フロー見える化ツールを入れるべきか迷っている、今あるツールが定着していない、まず何を整理すればよいか分からない場合は、個別相談フォームからご相談ください。