経営者の時間が足りない原因は、仕事量が多いことだけではありません。
確認作業が多い。社員に任せられない。判断がすべて社長に集まる。
この状態が続くと、会社を成長させるための時間が残らなくなります。日々の対応は進んでいるのに、新しい取り組みや売上を伸ばすための仕事に手が回らない。そう感じている経営者の方は少なくありません。
この記事では、経営者がまず見直すべき仕事と、時間をつくるための考え方を整理します。
経営者に時間がない会社で起きていること
まず確認したいのは、経営者が何に時間を使っているかです。
従業員30名以下の会社では、社長や一部の担当者に仕事が集まりやすくなります。確認、判断、顧客対応、社内の相談、トラブル対応。どれも必要な仕事に見えますが、すべてを社長が抱えると、会社全体の動きが止まりやすくなります。
多くの企業で起きているのは、次のような状態です。
- 確認作業が多い
- 社員に任せられない
- 判断が全部社長に来る
- 現場対応だけで一日が終わる
- 売上を伸ばすための仕事に時間を使えない
ここで大切なのは、社長が忙しいことを責めることではありません。
問題は、社長が見なくてもよい仕事まで社長に集まり、本来使うべき時間が残らないことです。
本当の問題は、社長が忙しいことではありません
社長が忙しい会社は、決して珍しくありません。
ただし、忙しい理由を見ていくと、会社の成長に直結する仕事ではなく、確認や調整に時間を取られているケースがあります。
たとえば、毎日発生する定常作業を社長が確認している。社員からの判断待ちが多い。見積や提案、顧客対応の細かい部分まで社長が見ている。この状態が続くと、社長は常に動いているのに、会社の未来を考える時間が残りません。
本来、経営者の時間は限られています。
だからこそ、まず見るべきなのは「定常的な作業を社長がやる必要があるのか」「確認作業は適切か」という点です。
ここを整理しないまま新しい施策を増やしても、社長の負担はさらに増えます。
まず見直すべき仕事は、定常作業と確認作業です
経営者の時間をつくるために、最初に見直したいのは定常作業と確認作業です。
定常作業とは、毎日、毎週、毎月くり返している仕事です。たとえば、報告の確認、進捗チェック、請求や見積の確認、顧客対応の一次判断、社内連絡の整理などがあります。
こうした仕事の中には、社長が見るべきものもあります。一方で、ルールや判断基準が整っていれば、社員に任せられるものもあります。
まずは、社長が抱えている仕事を次の3つに分けます。
1. 社長が見るべき仕事
2. 社員に任せられる仕事
3. やめる、減らす、まとめるべき仕事
ここを分けるだけでも、社長の時間の使い方は見えやすくなります。
確認作業も同じです。確認が多い会社では、確認すること自体が目的になっている場合があります。何を確認しているのか、誰が確認すべきなのか、どのタイミングで確認すべきなのかを見直す必要があります。
確認をなくすのではありません。必要な確認だけが残る状態にすることが大切です。
社員に任せられない原因は、社員だけにあるわけではありません
「社員に任せたいけれど、結局自分でやった方が早い」
経営者の方から、このような相談を聞くことがあります。
ここで気をつけたいのは、社員が動かない原因を、社員の能力や意識だけにしないことです。
任せられない背景には、次のような理由があります。
- 判断基準が共有されていない
- 手順が人によって違う
- 何をどこまで任せてよいか決まっていない
- 失敗したときの対応方法が決まっていない
- 必要な資料や情報がまとまっていない
この状態で「任せる」と言っても、現場は動きにくくなります。
弊社では、経営者と現場の両方を確認しながら、必要なコンテンツを整えることを重視しています。ここでいうコンテンツとは、業務マニュアル、判断基準、説明資料、提案資料、社内共有の手順などです。
社員に任せるためには、気持ちだけでは足りません。現場が動ける材料を整えることが必要です。
経営者の時間をつくるための3ステップ
経営者の時間をつくるためには、いきなり大きな改革を始める必要はありません。
まずは、社長が抱えている仕事を見える状態にすることから始めます。
1. 社長がやっている定常作業を洗い出す
最初に、社長が毎日、毎週、毎月やっている仕事を書き出します。
ここでは、細かい仕事も出します。報告を見る、社員に確認する、顧客へ返信する、見積を確認する、会議で判断する。小さく見える仕事ほど、積み重なると大きな時間になります。
洗い出すことで、社長が本当に見るべき仕事と、任せられる仕事が分かれていきます。
2. 確認作業を減らせる場所を見つける
次に、確認作業を見直します。
確認が多い会社では、確認の目的があいまいになっている場合があります。ミスを防ぐための確認なのか、判断するための確認なのか、安心するためだけの確認なのか。目的によって、残すべき確認と減らせる確認は変わります。
確認を減らすには、判断基準や報告の形式を整える必要があります。
毎回社長に聞かなくても判断できる状態をつくることで、社長の時間だけでなく、社員の待ち時間も減らしやすくなります。
3. 社員が判断できる材料と仕組みを整える
最後に、社員が判断できる材料を整えます。
任せる仕事を決めても、判断基準や手順がなければ現場は迷います。迷うたびに社長へ確認が戻れば、結局、社長の時間は空きません。
そのため、業務の流れ、判断基準、必要な資料、使うツールを整えます。
ITを使う場合も、ツールを入れることが目的ではありません。仕事の流れに合い、現場で使われ続ける形にすることが大切です。
YLSの支援では、現場で試せる小さな改革から始めます
弊社では、最初から大きく変えることを前提にしません。
過去の支援でも、環境を整えたとしても、現場の協力が得られなければ改革が実現しきれない場面がありました。だからこそ今は、現場が試せる小さな改革から始めることを大切にしています。
小さく試すことで、現場の反応が分かります。うまくいった部分は広げ、合わなかった部分は直す。この進め方の方が、現場に定着しやすくなります。
公開可能な支援実績として、50%の業務改善や、180時間/月の改善につながった事例があります。
ただし、同じ数字がすべての会社で出るという意味ではありません。会社ごとに状況は違います。だからこそ、最初に現状を整理し、どこから変えるべきかを確認することが必要です。
経営者が時間を取り戻す第一歩は、相談することです
経営者に時間がない状態は、気合いだけでは変わりにくいものです。
確認作業が多い。社員に任せられない。判断が全部社長に来る。こうした状態は、仕事の流れや役割、判断基準が整理されていないことで起きている場合があります。
まず見直すべきなのは、社長が抱えている定常作業と確認作業です。
そのうえで、社員に任せられる仕事を分け、現場が動ける材料を整えていきます。経営者の時間を空けることは、単に楽をするためではありません。会社の成長に向けた仕事へ時間を使うためです。
YLS合同会社では、経営者と現場の両方を見ながら、会社が成長するための仕事の形を整えることを大切にしています。
会社を成長させたいのに、日々の確認や判断で時間が残らない。
その状態を変える第一歩は、今の仕事の流れを整理することです。
YLSでは、経営者と現場の両方を見ながら、次に動くための優先順位を一緒に整理します。
まずは個別相談フォームから、社長が抱えている仕事を見直してみてください。