会社を成長させたい。
けれど、日々の確認や現場対応で時間がなくなる。
この悩みは、従業員30名以下の会社でよく起きます。
社長がすべてを見ているから仕事が回っている。社員に任せたいが、任せると手戻りが増える。判断が毎回社長に戻ってくる。
この状態が続くと、目の前の仕事は進んでいても、会社の成長に使う時間が残りにくくなります。
この記事では、中小企業の社長が経営時間を増やすために、最初に見直したい仕事を整理します。
経営時間が足りない原因は、予定の詰め込みだけではありません
経営時間が足りないとき、まず考えるのはスケジュールの問題です。
予定が多い。打ち合わせが多い。現場対応が多い。
もちろん、それも原因の一つです。
ただし、経営時間が残らない本当の原因は、予定表だけを見ても分からないことがあります。
たとえば、次のような仕事です。
- 社員からの細かい確認
- 見積や提案内容の確認
- お客様への返答判断
- 現場で止まった仕事の相談
- トラブル対応
- 資料の作り直し
- ITツールや社内情報の確認
これらが毎日少しずつ入ると、まとまった経営時間は残りにくくなります。
経営時間を増やすには、単に予定を減らすだけではなく、社長に戻ってくる仕事の流れを見直す必要があります。
公開後にURL設定：経営者に時間がない原因とは｜会社を成長させるために見直すべき仕事
社長に戻る確認を減らすことが、最初の一歩です
経営時間を増やすために最初に見たいのは、社長に戻ってくる確認です。
確認は必要です。
すべての確認をなくす必要はありません。
ただ、本来は現場で判断できることまで社長に戻っている場合、会社全体の動きが遅くなります。
たとえば、次のような確認です。
- この金額で出してよいか
- このお客様にどう返答するか
- この資料でよいか
- ここまで進めてよいか
- この場合は誰に相談するか
こうした確認が多い場合、現場が悪いわけではありません。
判断基準が足りないことがあります。
どこまで現場で決めてよいのか。どの条件なら社長に相談するのか。何を見て判断すればよいのか。
ここを整えると、社長に戻る確認を減らしやすくなります。
公開後にURL設定：判断が社長に集中する会社の原因とは｜現場が動ける仕組みの整え方
社員に任せられる仕事を増やす
経営時間を増やすには、社員に任せられる仕事を増やす必要があります。
ただし、任せるとは、単に仕事を渡すことではありません。
任せられる状態をつくることです。
社員に仕事を任せたいけれど、任せると手戻りが増える。
この状態では、社長は結局、自分で抱え込むようになります。
その結果、確認も判断も社長に集まり、経営時間が削られていきます。
任せるためには、次のような材料が必要です。
- 作業の流れ
- 判断基準
- 確認項目
- お客様への説明資料
- 相談するタイミング
- 完了の基準
これらがあると、社員は動きやすくなります。
社長も、毎回ゼロから説明する必要が減ります。
公開後にURL設定：現場に仕事を任せられない理由とは｜経営者が抱え込まない仕組みの作り方
手戻りを減らすと、社長の時間も増える
経営時間を増やすうえで、手戻りの削減も大切です。
手戻りとは、一度進めた仕事をやり直すことです。
資料を作り直す。お客様への説明をし直す。入力内容を確認し直す。社内共有の不足で対応が遅れる。
こうした手戻りが多いと、現場だけでなく社長の時間も使われます。
なぜなら、手戻りが起きるたびに確認や判断が戻ってくるからです。
手戻りを減らすには、作業後に注意するのではなく、作業前の準備を整えることが必要です。
何を確認してから始めるのか。
どの資料を使うのか。
どの状態になったら相談するのか。
完成の基準は何か。
ここが見えると、やり直しを減らしやすくなります。
公開後にURL設定：残業が減らない原因と対策｜中小企業が見直すべき仕事の流れ
経営時間を増やすために見直したい3つの仕事
経営時間を増やすために、いきなり会社全体を変える必要はありません。
まずは、社長の時間を大きく使っている仕事から見直します。
1. 毎日戻ってくる確認
最初に見直したいのは、毎日戻ってくる確認です。
同じような確認が何度も発生している場合、その確認は仕組みに変えられる可能性があります。
たとえば、判断基準を作る、確認項目を決める、相談する条件を明確にする、といった形です。
確認をなくすのではなく、必要な確認に絞ることが目的です。
2. 社長しか分からない仕事
次に見るのは、社長しか分からない仕事です。
お客様への対応、見積判断、提案の流れ、社内調整など、社長の経験に頼っている仕事は多くあります。
経験があること自体は強みです。
ただ、その判断が社長の頭の中だけにあると、社員は同じように動けません。
社長の判断を、少しずつ言葉や資料にしていくことが必要です。
3. 成長に直結しないのに時間を使っている仕事
最後に、成長に直結しないのに時間を使っている仕事を見ます。
社内確認、資料探し、重複入力、同じ説明の繰り返し、手戻り対応などです。
これらは必要な場面もありますが、仕組みで減らせる部分もあります。
経営者が使うべき時間は、会社の成長につながる判断や挑戦に向ける必要があります。
そのために、日々の仕事の中で減らせるもの、任せられるもの、仕組みにできるものを整理します。
ITを使う前に、何に時間を使っているかを見る
経営時間を増やすために、ITツールを導入する会社もあります。
ITは、情報共有や進捗管理、入力作業の整理に役立ちます。
ただし、何に時間を使っているかが見えていないままツールを入れても、期待したほど変わらないことがあります。
誰が何をしているのか。
どこで確認が発生しているのか。
どの情報が使われていないのか。
どの判断が社長に戻っているのか。
ここを確認してから、必要なITを考えます。
YLSでは、ツールありきではなく、まず仕事の流れを整理し、必要に応じてITを活用します。
公開後にURL設定：業務フロー見える化ツールの選び方｜導入前に整理すべき仕事の流れ
YLSでは、会社の成長に使う時間をつくるために業務を整えます
YLSでは、業務改善を作業削減だけの話として見ていません。
大切なのは、経営者や重要な役割を持つ人の時間を空け、会社の成長に向けた仕事へ時間を使える状態をつくることです。
そのために、経営者が感じている課題と、現場で実際に起きていることをすり合わせます。
確認が多い仕事。
判断が戻る仕事。
手戻りが多い仕事。
社員に任せられていない仕事。
こうした仕事の流れを整理し、必要な仕組み、資料、判断基準、IT活用を整えます。
弊社では、改善案を出して終わりではなく、現場で使われる形に落とし込むことを重視しています。
支援実績として、100社以上の支援、50%の業務改善、月間180時間削減につながった事例があります。ただし、会社ごとに状況は異なるため、同じ成果を保証するものではありません。
経営時間を増やすには、まず社長に戻る仕事を見える化する
経営時間を増やすためには、まず社長に戻ってくる仕事を見える化します。
何に時間を使っているのか。
どの確認が多いのか。
どの判断が戻っているのか。
どの仕事を任せたいのか。
どの手戻りを減らしたいのか。
ここが見えると、次に整えるべき優先順位が分かります。
YLSでは、従業員30名以下でいつも仕事に追われている経営者に向けて、経営と現場をつなぐ業務改革を支援しています。
経営時間を増やしたい、確認作業を減らしたい、会社の成長に使う時間をつくりたい場合は、まずは個別相談フォームからご相談ください。