「会議のあとに議事録をまとめるのが負担」「録音はしたけれど、文字に起こす時間がない」——そんな悩みは、生成AIを使うことで大きく減らせます。生成AIなら、録音した会議の文字起こしから要点の要約、決定事項やToDoの抽出までを短時間でこなせます。この記事では、生成AIで議事録を作成する具体的な手順を、文字起こしから要約まで5ステップで解説し、そのまま使えるプロンプト例や、必ず押さえたい注意点までをまとめます。
この記事の3つのポイント
- 生成AIは「文字起こし → 要約 → 決定事項・ToDo抽出」を時短でき、議事録づくりの負担を大きく減らせます。
- うまく使うコツは、議事録のフォーマットを指定して指示すること。毎回同じ形に整います。
- 機密情報の扱いと「最終チェックは人」の2点を守れば、安全に活用できます。
生成AIによる議事録作成とは
生成AIによる議事録作成とは、会議の録音や文字起こしデータをAIに渡し、要約・決定事項・ToDoなどを自動で整理させる方法である。人が一から書き起こす必要がなくなり、これまで会議のたびに30分〜1時間かかっていた作業を、数分のチェックに置き換えられます。AIに「下書き」を任せ、人は「確認と補足」に集中する——この役割分担が、議事録作成を効率化するコツです。
生成AIで議事録を作る3つのメリット
1. 作成時間を大幅に短縮できる
文字起こしと要約をAIに任せれば、議事録づくりの大半が自動化されます。会議直後にたたき台ができるので、記憶が新しいうちに共有でき、後回しによる抜け漏れも防げます。
2. 書式が安定し、誰が作っても同じ品質に
フォーマットを指定すれば、毎回同じ形の議事録が出力されます。担当者によってばらつきが出ていた品質が安定し、読み手にとっても分かりやすくなります。
3. 決定事項とToDoの抜け漏れを防げる
「決まったこと」「次にやること・担当・期限」を抽出するよう指示すれば、AIが拾い上げてくれます。言った言わないのトラブルや、タスクの取りこぼしを減らせます。
生成AIで議事録を作成する方法【5ステップ】
- 会議を録音する：スマホやWeb会議ツールの録音機能で音声を残します。冒頭で録音の了承を取りましょう。
- 文字起こしする：文字起こし機能やツールを使って音声をテキストに変換します。Web会議ツールの自動字幕を使う方法もあります。
- 生成AIに要約を依頼する：文字起こしを貼り付け、フォーマットを指定して議事録の形に整えてもらいます。
- 決定事項・ToDoを抽出させる：「決定事項」「次のアクション（担当・期限つき）」を箇条書きで出すよう追加で指示します。
- 人が確認して仕上げる：固有名詞・数字・ニュアンスの誤りを直し、必要な補足を加えて完成させます。
そのまま使えるプロンプト例
文字起こしを貼り付けたうえで、次のように指示すると整った議事録が得られます。
「以下は会議の文字起こしです。これをもとに議事録を作成してください。次の形式でお願いします。①会議の目的 ②議論の要点（箇条書き） ③決定事項 ④次のアクション（担当者と期限つき）。簡潔で、社内で共有できる丁寧な文章にしてください。」
うまく整わない場合は「もっと簡潔に」「専門用語をやさしく」と追加で対話して調整します。プロンプトの基本は、生成AIプロンプトの書き方もあわせてご覧ください。
生成AIで議事録を作るときの注意点
- 機密情報の入力に注意する：社外秘の内容や個人情報は、サービスによっては学習に使われる可能性があります。社内で入力ルールを決めておきましょう。
- 固有名詞・数字は人が確認する：AIは社名や金額を聞き間違え・取り違えることがあります。重要な情報は必ず原音や資料と照合してください。
- ニュアンスや結論を鵜呑みにしない：要約の過程で、発言の意図が変わってしまうことがあります。決定事項の表現は特に注意して確認しましょう。
こうした注意点は議事録に限らず、生成AIを業務で使う際の共通点です。ChatGPT・生成AIの業務での使い方もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ：議事録は「AIで下書き、人で仕上げ」
生成AIを使えば、文字起こしから要約、決定事項やToDoの抽出までを短時間でこなせ、議事録づくりの負担を大きく減らせます。コツは、フォーマットを指定して指示することと、固有名詞・数字・結論は人が必ず確認することです。機密情報の入力ルールさえ守れば、中小企業でもすぐに取り入れられます。まずは次の社内会議から、録音と文字起こしを試してみてください。ほかの業種・部門での活用イメージは、中小企業の生成AI活用事例も参考になります。
よくある質問（FAQ）
Q1. 録音さえあれば、議事録は全部自動で作れますか？
下書きまではほぼ自動で作れますが、完成には人の確認が必要です。固有名詞や数字の誤り、ニュアンスのずれを直す工程は残ります。「8割をAIで、仕上げの2割を人で」と考えるのが現実的です。
Q2. 文字起こしはどうやればいいですか？
Web会議ツールの自動字幕・文字起こし機能を使う方法や、文字起こし専用ツールを使う方法があります。まずは普段使っている会議ツールに文字起こし機能がないか確認するのがおすすめです。
Q3. 無料で議事録作成に使えますか？
文字起こし結果を要約する作業は、無料版の生成AIでも十分試せます。まずは無料の範囲で「自社の会議にどれくらい効くか」を確かめ、必要に応じて有料版や専用ツールを検討するとよいでしょう。
Q4. 社外の人が参加する会議でも使えますか？
使えますが、録音することを事前に伝えて了承を得るのがマナーです。また、社外秘や個人情報を含む内容をAIに入力する際は、社内ルールに沿って慎重に扱いましょう。
議事録作成のAI活用を相談しませんか
「自社の会議に合った議事録の自動化を相談したい」という方は、個別相談で、御社の業務に合わせた進め方をご提案します。「基礎から学びたい・社内で広めたい」という方は、セミナーもご活用ください。まずは身近な会議の議事録から、いっしょに小さく始めてみましょう。