中小企業では、仕事が社長や一部の社員に集中しやすくなります。
誰かが休むと仕事が止まる。確認が特定の人に集まる。やり方が人によって違う。
この状態が続くと、会社の成長に使う時間が残りにくくなります。目の前の仕事は回っているように見えても、実際には一部の人の頑張りで支えているだけになっている場合があります。
この記事では、中小企業で属人化が起きる原因と、属人化を解消するための進め方を整理します。
中小企業で属人化が起きると何が問題になるのか
まず確認したいのは、属人化そのものが悪いという話ではないことです。
経験のある人が判断する。仕事に詳しい人が対応する。社長が最後に確認する。これらは、会社を安定して動かすために必要な場面もあります。
ただし、特定の人しか分からない仕事が増えすぎると、会社全体の動きが止まりやすくなります。
たとえば、次のような状態です。
- 社長やベテラン社員に確認が集中する
- 担当者が休むと仕事が止まる
- 新しい人に仕事を任せにくい
- やり方が人によって違う
- 判断のたびに特定の人へ確認が戻る
この状態では、できる人ほど忙しくなります。
社長やベテラン社員が現場確認に追われると、会社の成長に向けた仕事に時間を使いにくくなります。
公開後にURL設定：経営者に時間がない原因とは｜会社を成長させるために見直すべき仕事
属人化は、人が優秀だからこそ起きることもあります
属人化は、誰かが悪いから起きるとは限りません。
むしろ、仕事ができる人がいる会社ほど、属人化が進むことがあります。
あの人に聞けば早い。社長が見れば間違いない。ベテラン社員が対応すれば安心できる。
こうした状態は、短期的には便利です。仕事も早く進みますし、問題が起きたときにも対応しやすくなります。
しかし、その便利な状態が続くと、仕組み化が後回しになります。
仕事の手順を残さなくても、できる人が対応してくれる。判断基準を整理しなくても、詳しい人に聞けば進む。資料を作らなくても、経験者が説明してくれる。
このような状態が続くと、仕事は人に残り、会社には残りません。
ここで大切なのは、属人化している人を責めないことです。
属人化は、個人の問題ではなく、仕事の流れや情報共有の問題として見る必要があります。
属人化を解消する第一歩は、仕事の見える化です
中小企業の属人化を解消する第一歩は、仕事の見える化です。
見える化とは、誰が、何を、どのように進めているのかを整理することです。難しい仕組みを最初から作る必要はありません。まずは、今の仕事を外に出して確認できる状態にします。
確認したいのは、次のような内容です。
- 誰が何をしているか
- どこで判断しているか
- どの資料を使っているか
- どの情報を見て動いているか
- 何が頭の中だけに残っているか
特に重要なのは、暗黙知です。
暗黙知とは、言葉や資料になっていない経験や判断のことです。たとえば、「このお客様にはこの順番で説明する」「この場合は先に社長へ確認する」「この金額なら現場で進めてよい」といったものです。
こうした判断が頭の中だけにあると、他の人は同じように動けません。
属人化を解消するには、まず頭の中にある仕事を見える状態にする必要があります。
見える化した仕事を、任せられる形に変える
仕事を見える化したら、次は任せられる形に変えていきます。
見える化しただけでは、まだ現場は動けません。何を見ればよいのか、どこまで判断してよいのか、迷ったときにどうすればよいのかを整える必要があります。
たとえば、次のようなものを整えます。
- 判断基準
- 業務フロー
- よくあるケースへの対応例
- 社内共有資料
- お客様への説明資料
- 業務マニュアル
- 報告や相談のルール
これらは、きれいな資料を作ることが目的ではありません。
現場が迷わず動くための材料を整えることが目的です。
弊社では、経営者と現場をつなぐ業務改革を大切にしています。経営者が感じている課題と、現場で起きている実態をすり合わせたうえで、必要な仕組み、資料、業務フロー、IT活用を整えます。
考え方だけを伝えるのではなく、現場で使える形に落とし込むことが、属人化を解消するうえでは重要です。
公開後にURL設定：現場に仕事を任せられない理由とは｜経営者が抱え込まない仕組みの作り方
中小企業の属人化を解消する3ステップ
属人化を解消するために、最初から大きな改革を行う必要はありません。
まずは、止まりやすい仕事や、特定の人に集中している仕事から整理します。小さく始めることで、現場も試しやすくなります。
1. 属人化している仕事を洗い出す
最初に、属人化している仕事を洗い出します。
誰に仕事が集中しているのか。誰が休むと止まるのか。どの業務で確認が戻ってくるのか。どの仕事が社長やベテラン社員の判断に頼っているのか。
ここを整理すると、会社の中で止まりやすい場所が見えてきます。
すべての仕事を一度に変える必要はありません。まずは、経営者の時間を大きく使っている仕事や、現場で手戻りが起きやすい仕事から見ると進めやすくなります。
2. 社長やベテランが判断している基準を言語化する
次に、社長やベテラン社員が判断している基準を言語化します。
属人化している仕事では、判断の多くが経験に頼っています。経験は大切ですが、経験者の頭の中だけにあると、他の人は同じ判断ができません。
たとえば、次のような基準を整理します。
- ここまでは現場で決める
- この条件なら社長に相談する
- この場合は報告だけでよい
- この順番で確認する
- 迷ったら何を優先するか
判断基準があると、現場は動きやすくなります。
社長やベテラン社員も、同じ説明を何度も繰り返す必要が減ります。
3. 小さく試して、現場で使える形に直す
最後に、小さく試します。
属人化を解消する仕組みは、作った瞬間に完成するものではありません。実際に現場で使ってみると、資料が分かりにくい、判断基準が足りない、手順が現実に合わないといった課題が出てきます。
そのたびに、直していきます。
弊社では、過去の経験から、現場が試せるように小さく改革することを重視しています。環境を整えても、現場で使われなければ改革は進みません。
だからこそ、小さく試し、改善しながら広げる進め方が大切です。
ITを使う前に、業務の流れを整理する
属人化を解消しようとすると、ITツールの導入を考える会社もあります。
もちろん、ITが役立つ場面はあります。情報共有、進捗管理、マニュアル管理、申請や承認の流れを整えるうえで、ツールは有効です。
ただし、ITツールだけでは属人化は解消しません。
なぜなら、ツールに入れる前の仕事の流れや判断基準が曖昧なままだと、結局、特定の人に確認が戻るからです。
誰が何を判断するのか。どの情報を共有するのか。どこまで現場で進めるのか。何を社長に相談するのか。
これらが決まっていなければ、ツールを入れても運用は止まりやすくなります。
中小企業ほど、今あるリソースを最大限に活用することが重要です。
人を増やす前に、ツールを増やす前に、今ある仕事の流れを整理する。そこから、必要なITだけを組み込む。
この順番で進めることで、現場で使われる仕組みに近づきます。
属人化をなくす目的は、会社の成長に時間を使うことです
属人化の解消は、単なる効率化ではありません。
目的は、経営者や重要な役割を持つ人の時間を空け、会社の成長に向けた仕事へ時間を使える状態をつくることです。
社長やベテラン社員が、すべての確認や判断を抱え込んでいる状態では、新しい挑戦に使う時間が残りにくくなります。
属人化している仕事を見える化する。判断基準を整える。現場で使える資料や仕組みにする。小さく試しながら改善する。
この積み重ねによって、人に頼りすぎない仕事の形が少しずつ整っていきます。
公開可能な支援実績として、50%の業務改善や180時間/月の改善につながった事例があります。ただし、同じ数字がすべての会社で出るという意味ではありません。会社ごとに状況は違うため、まず現状を整理することが必要です。
属人化している仕事は、外から見ると整理しやすくなることがあります。
YLSでは、経営者と現場の両方を見ながら、どの仕事を見える化し、どこから任せられる形に変えるかを一緒に整理します。
まずは個別相談フォームから、属人化している仕事を確認してみてください。