業務改善をしたい。
けれど、何から手をつければよいか分からない。
この悩みは、従業員30名以下の会社で特に起きやすいものです。日々の仕事に追われていると、改善した方がよいことは見えていても、どこから始めるべきかを考える時間が残りにくくなります。
また、ITツールを入れる、マニュアルを作る、人を増やすなど、改善の方法はいくつもあります。ただし、最初の見る場所を間違えると、せっかくの改善が現場に定着しにくくなります。
この記事では、中小企業の業務改善は何から始めるべきかを、経営者の方に向けて整理します。
中小企業の業務改善は、いきなりIT導入から始めない
業務改善というと、ITツールの導入を思い浮かべる方も多いと思います。
もちろん、ITは業務改善に役立ちます。情報共有、進捗管理、顧客管理、申請や承認の流れなど、ツールによって楽になる仕事はあります。
ただし、中小企業の業務改善では、いきなりIT導入から始めない方がよい場合があります。
理由は、仕事の流れが整理されていないままツールを入れると、今ある混乱がそのままツールの中に移ってしまうからです。
たとえば、誰が入力するのか決まっていない。どの情報を確認するのか決まっていない。どこまで現場で判断してよいのか決まっていない。
この状態でツールを入れても、結局、確認は社長や管理者に戻ります。
ITツールは便利ですが、会社の仕事の流れを代わりに決めてくれるものではありません。
そのため、まずは「何が止まっているのか」「どこで手戻りが起きているのか」「誰に仕事が集中しているのか」を見ることが大切です。
公開後にURL設定：ITが定着しない理由とは｜中小企業でツールが使われない原因と対策
まず見るべきは「社長や管理者に戻ってくる仕事」
中小企業の業務改善で最初に見るべきなのは、社長や管理者に戻ってくる仕事です。
会社の中には、何度も同じ人に戻ってくる仕事があります。
たとえば、次のような仕事です。
- 見積内容の確認
- お客様への返答判断
- 社員からの細かい確認
- 現場で止まった案件の相談
- 資料や提案内容の最終確認
- トラブル時の対応判断
もちろん、社長や管理者が確認すべきこともあります。
ただし、本来は現場で進められる仕事まで毎回戻ってくると、経営者の時間が削られていきます。
気づけば、今日も現場確認だけで一日が終わる。売上を伸ばすための仕事や、新しい取り組みを考える時間が残らない。
この状態が続くと、会社は忙しいのに成長に向けた動きが進みにくくなります。
業務改善の第一歩は、社長や管理者に戻ってくる仕事を洗い出すことです。
公開後にURL設定：経営者に時間がない原因とは｜会社を成長させるために見直すべき仕事
忙しい会社ほど、確認作業と判断の流れを整理する
忙しい会社ほど、仕事量そのものだけでなく、確認作業と判断の流れを見る必要があります。
なぜなら、会社の忙しさは「作業が多い」だけで起きるとは限らないからです。
確認が多い。判断が戻る。情報を探す時間が長い。何度も説明し直す。人によってやり方が違う。
こうした小さな止まりが積み重なることで、会社全体の時間が使われていきます。
特に見たいのは、次のような流れです。
- 誰が最初に対応しているか
- どこで確認が発生しているか
- どの判断が社長や管理者に戻っているか
- なぜ手戻りが起きているか
- どの情報が共有されていないか
ここを整理すると、改善すべき場所が見えやすくなります。
大きな改革を始める前に、まず確認と判断の流れを見える化する。これだけでも、改善の優先順位が立てやすくなります。
業務改善で最初に確認したい3つのポイント
中小企業の業務改善では、最初から会社全体を変えようとしなくても大丈夫です。
まずは、影響が大きい場所から確認します。
ここでは、最初に見たい3つのポイントを整理します。
1. 誰に仕事が集中しているか
最初に確認したいのは、誰に仕事が集中しているかです。
社長、管理者、ベテラン社員、特定の担当者など、一部の人に仕事が集まりすぎていないかを見ます。
仕事ができる人ほど、多くの確認や判断を任されがちです。
短期的にはその方が早く進むこともあります。しかし、その状態が続くと、できる人ほど忙しくなり、他の人が育ちにくくなります。
仕事が集中している人を責める必要はありません。
見るべきなのは、その人にしか分からない仕事がどれだけあるかです。
公開後にURL設定：中小企業の属人化を解消する方法｜人に頼りすぎない業務改革の進め方
2. どこで手戻りが起きているか
次に、どこで手戻りが起きているかを確認します。
手戻りとは、一度進めた仕事をやり直すことです。
たとえば、確認不足で資料を作り直す。お客様への説明がずれていて再提案になる。現場で判断できず、対応が止まる。入力内容が足りず、後から確認し直す。
手戻りが多いと、社員も管理者も疲れます。
さらに、手戻りが多い会社では、「任せると余計に時間がかかる」と感じやすくなります。すると、社長や管理者が自分で抱え込む状態になりやすくなります。
業務改善では、手戻りが起きる場所を見つけ、原因を整理することが大切です。
3. 何が決まっていないから止まっているか
最後に、何が決まっていないから仕事が止まっているのかを確認します。
現場で仕事が止まる原因は、能力の問題だけではありません。
判断基準がない。相談するタイミングが分からない。どこまで自分で決めてよいか分からない。必要な資料がない。お客様にどう説明すればよいか分からない。
このような状態では、社員は動きたくても動きにくくなります。
業務改善では、現場が迷わず動けるように、判断基準や資料、流れを整える必要があります。
公開後にURL設定：現場に仕事を任せられない理由とは｜経営者が抱え込まない仕組みの作り方
小さく改善して、現場で試せる形にする
業務改善は、大きく変えようとすると止まりやすくなります。
特に日々の仕事に追われている会社では、いきなり全社的な改革を始めると、現場の負担が増えてしまうことがあります。
そのため、最初は小さく改善することが大切です。
たとえば、次のような小さな改善から始めます。
- よく戻ってくる確認を1つ減らす
- 判断基準を1つ決める
- お客様への説明資料を1つ整える
- 入力ルールを1つ統一する
- 報告のタイミングを1つ決める
- 社長に確認する条件を1つ明確にする
小さく改善すると、現場で試しやすくなります。
試してみて、合わないところを直す。使える形に整える。少しずつ広げる。
この進め方であれば、日常業務を止めずに改善を進めやすくなります。
YLSが考える業務改善の進め方
YLSでは、業務改善を単なる作業効率化として見ていません。
大切なのは、今ある人・時間・IT・仕組みを最大限に活用し、会社の成長につなげることです。
そのために、経営者と現場の両方を見ながら進めます。
経営者が感じている課題と、現場で実際に起きていることは、同じように見えて違う場合があります。
経営者は「もっと社員に任せたい」と考えている。一方で現場は「どこまで判断してよいか分からない」と感じている。
経営者は「ITを活用したい」と考えている。一方で現場は「今の仕事の流れに合っていない」と感じている。
この差を埋めるために、業務フロー、判断基準、資料、ルール、IT活用を整えていきます。
弊社では、考え方だけを伝えるのではなく、現場で使える資料や仕組みに落とし込むことを重視しています。
支援実績として、100社以上の支援、50%の業務改善、月間180時間削減につながった事例があります。ただし、会社ごとに状況は異なるため、まずは現状を整理することが必要です。
まずは現状を整理することから始めましょう
中小企業の業務改善は、何か大きなことを始める前に、現状を整理することから始めます。
社長や管理者に戻ってくる仕事は何か。
どこで確認が多くなっているのか。
どの判断が現場で止まっているのか。
誰に仕事が集中しているのか。
このような点を整理すると、次に取り組むべき優先順位が見えてきます。
業務改善は、会社を責めるためのものではありません。
今あるリソースを最大限に活かし、経営者や現場がより動きやすくなる状態をつくるためのものです。
YLSでは、従業員30名以下の会社を中心に、経営者と現場の両方から業務改善の優先順位を整理します。
何から始めればよいか分からない、今の忙しさを整理したい、会社の成長に使う時間をつくりたいという場合は、まずは個別相談フォームからご相談ください。