業務改革を進めたい。
けれど、何を相談すればよいか分からない。
この状態で止まっている経営者の方は少なくありません。
日々の仕事に追われていると、問題があることは分かっていても、どこから手をつければよいか見えにくくなります。社員に任せられない、判断が社長に集まる、残業や手戻りが減らない、ITを入れても定着しない。
こうした悩みが重なると、業務改革をコンサルに依頼した方がよいのか、自社で進めるべきなのかも判断しにくくなります。
この記事では、業務改革をコンサルに依頼する前に、中小企業が整理しておきたいことをまとめます。
業務改革を依頼する前に、完璧な整理は必要ありません
業務改革の相談前に、すべてをきれいに整理しておく必要はありません。
むしろ、「何から整理すればよいか分からない」状態だからこそ、外部に相談する意味があります。
ただ、相談前に少しだけ現状を言葉にしておくと、初回のヒアリングが進めやすくなります。
たとえば、次のような内容です。
- 社長や管理者に戻ってくる仕事は何か
- 社員に任せたいが任せられていない仕事は何か
- 手戻りが多い業務はどこか
- 現場確認に時間を取られている部分はどこか
- ITツールを入れたが使われていないものはあるか
- 会社として本来取り組みたいことは何か
きれいな資料にする必要はありません。
箇条書きでも、思いついたメモでも十分です。
大切なのは、今起きていることを外に出し、次に動くための材料にすることです。
公開後にURL設定：中小企業の業務改善は何から始めるべきか｜忙しい会社ほど最初に見るポイント
コンサルに依頼した方がよい状態
業務改革をコンサルに依頼した方がよいか迷う場合は、今の仕事がどこで止まっているかを見ます。
次のような状態が続いている場合は、外部の視点を入れることで整理しやすくなります。
- 経営者が現場確認に追われている
- 判断が社長や管理者に集中している
- 社員に任せると手戻りが増える
- 特定の人しか分からない仕事が多い
- ITツールを入れたが、現場で使われていない
- 改善したいが、何から始めるべきか分からない
- 忙しいのに、会社の成長に使う時間が残らない
この状態では、目の前の仕事を回すだけで時間が過ぎていきます。
社内だけで考えると、いつものやり方や人間関係の中で、問題が見えにくくなることもあります。
コンサルに依頼する価値は、単に改善案をもらうことだけではありません。
今の仕事の流れを整理し、どこから変えるべきかを一緒に見える状態にすることにもあります。
公開後にURL設定：経営者に時間がない原因とは｜会社を成長させるために見直すべき仕事
依頼前に整理したい5つの項目
業務改革を依頼する前に、次の5つを整理しておくと相談が進めやすくなります。
すべて明確でなくても問題ありません。分からない部分は、相談の中で整理できます。
1. いちばん時間を取られている仕事
最初に見るのは、経営者や管理者が時間を取られている仕事です。
たとえば、確認作業、お客様対応、見積確認、社内調整、トラブル対応、資料作成などです。
日々の中では当たり前になっていても、外から見ると減らせる仕事や任せられる仕事が見つかることがあります。
まずは、「最近、何に時間を使っているか」を書き出します。
2. 社員に任せたい仕事
次に、社員に任せたい仕事を整理します。
任せたいけれど任せられていない仕事には、理由があります。
判断基準がない。手順が見えない。資料がない。相談のタイミングが決まっていない。失敗したときの対応が分からない。
このような状態では、社員も動きにくくなります。
業務改革では、任せる相手を責めるのではなく、任せられる状態になっているかを確認します。
公開後にURL設定：現場に仕事を任せられない理由とは｜経営者が抱え込まない仕組みの作り方
3. 手戻りが多い仕事
手戻りが多い仕事も、依頼前に整理しておきたい項目です。
一度作った資料を直す。お客様への説明をやり直す。入力内容を確認し直す。判断が曖昧で対応が止まる。
手戻りが多い仕事には、改善の余地があります。
手戻りの原因は、社員の注意不足だけとは限りません。
確認項目が決まっていない、情報共有の場所が分かりにくい、判断基準がない、説明資料が足りないなど、仕組み側に原因がある場合もあります。
4. 使えていないITや資料
すでに導入したITツールや作成済みの資料がある場合は、それも整理します。
新しいツールを入れる前に、今あるものがなぜ使われていないのかを見ることが大切です。
使う目的が分からないのか。
入力する人が決まっていないのか。
確認する人がいないのか。
現場の仕事の流れに合っていないのか。
ここを確認すると、既存のツールや資料を活かせる可能性があります。
公開後にURL設定：ITが定着しない理由とは｜中小企業でツールが使われない原因と対策
5. 会社として増やしたい時間
最後に、会社として何に時間を使いたいのかを整理します。
業務改革の目的は、単に作業を減らすことではありません。
経営者や重要な役割の人が、会社の成長に使う時間をつくることです。
新しい提案を考える時間。
売上アップにつながる活動を進める時間。
社員育成に向き合う時間。
仕組みづくりに取り組む時間。
どの時間を増やしたいのかが見えると、改善の優先順位も決めやすくなります。
依頼後はどのように進むのか
業務改革を依頼した後の流れは、会社や支援内容によって変わります。
YLSでは、基本的に次のような流れで進めます。
1. ヒアリング
2. 課題整理
3. 提案
4. 契約
5. 支援開始
初回ヒアリングでは、現在の業務状況、困っていること、現場で止まっている仕事、経営者が使いたい時間、IT環境、今後の成長目標などを確認します。
その後、どの業務が経営者や一部の人に集中しているか、どこで手戻りや確認作業が発生しているかを整理します。
いきなり解決策を押しつけるのではなく、まず現状を確認し、次に動くための優先順位を決めていきます。
YLSでは、経営者と現場の両方を見て進めます
YLSでは、業務改革を進めるときに、経営者と現場の両方を見ます。
経営者が感じている課題と、現場で実際に起きていることは、同じようで違う場合があります。
経営者は「社員に任せたい」と考えている。
現場は「どこまで判断してよいか分からない」と感じている。
経営者は「ITを活用したい」と考えている。
現場は「今の仕事に合っていない」と感じている。
この差を埋めるために、業務の流れ、役割、判断基準、資料、IT活用を整えます。
弊社では、改善案を出して終わりではなく、現場で使われる形に落とし込むことを重視しています。
必要に応じて、業務マニュアル、説明資料、社内共有資料、改善手順など、現場で使うコンテンツも整えます。
業務改革の依頼は、会社を責めるためではありません
業務改革という言葉を聞くと、大がかりな改革や厳しい指摘をイメージする方もいるかもしれません。
YLSが大切にしているのは、今ある人・時間・IT・仕組みを最大限に活かすことです。
今できていないことを責めるのではなく、なぜ進まないのか、どこから整理すればよいかを一緒に見ていきます。
従業員30名以下の会社では、経営者や一部の人に仕事が集中しやすくなります。
だからこそ、仕事の流れを整理し、社員が動きやすい状態をつくることが、会社の成長につながります。
支援実績として、100社以上の支援、50%の業務改善、月間180時間削減につながった事例があります。ただし、会社ごとに状況は異なるため、同じ成果を保証するものではありません。
まずは個別相談で、次に動く優先順位を整理する
業務改革をコンサルに依頼する前に、完璧な準備は必要ありません。
必要なのは、今どこで困っているのか、何を変えたいのかを少しずつ見える状態にすることです。
社長に戻ってくる仕事。
社員に任せたい仕事。
手戻りが多い仕事。
使えていないITや資料。
会社として増やしたい時間。
これらを整理すると、次に動くための優先順位が見えてきます。
YLSでは、従業員30名以下でいつも仕事に追われている経営者に向けて、経営と現場をつなぐ業務改革を支援しています。
何から相談すればよいか分からない場合も、まずは個別相談フォームからご相談ください。