通常の業務には省くべき業務が必ずと言って良いほど存在します。
こんなことを言うと、矛盾を感じるのではないでしょうか。
本来、業務とは仕事を回して売上を上げるために必要なものです。
そのため、省くべき業務なんていうものは存在しないと思う人も少なくないのではないでしょうか。
しかし実際には、省くべき業務が存在してきます。
今回は省くべき業務についてご紹介します。
過剰品質
業務をこなす上で、「製品の細部までこだわる」、「異常に時間をかける」ということは省くべき業務になる可能性があります。解消するためには、「顧客に求められる品質を明確にする」ことにあります。顧客が本当に求めている品質を明確にすることで、やる必要のない業務を明確にすることが可能になります。
待ち時間
上司の指示・承認を待つ時間が省くべき業務になります。上司を待っている時間は「何もしない時間」になるためです。とは言っても、上司の指示を仰いだり、承認をもらう必要ことを完全に省くことは不可能ですので、回数を減らすなどの対策を行う必要があります。
コミュニケーション
社内コミュニケーションが多すぎる場合、省くべき業務になる可能性があります。目的が明確な会議の場合、会議を行うことに意味があるのですが、会議をやることが目的になっている会議も少なくありません。また、メールでのコミュニケーションは時間を無駄遣いしてしまう恐れがあります。だからこそ、コミュニケーションツールなどを活用する必要があります。
分業
部署を分けて同じ業務をやっている場合、省くべき業務になる恐れがあります。もし、異なる部署で同じ業務を行う場合は、部署ごとに連携する必要があります。連携をしないと、両方の部署にて同じ顧客へアプローチしてしまい、人件費だけがダブルでかかってしまう恐れがあります。このような場合はあらためて業務を整理して、業務のアウトソースをしたり、業務の自動化を検討することが効果的です。
工程
業務の行程が多くなってしまうと、工程の途中で省くべき内容が増えてしまう恐れがあります。
このような場合は、一度業務を整理することにあります。
どのような流れで業務が行われているのか？を整理すると、必要のない工程や、省ける工程が見えてきます。普段の業務は忙しいかもしれませんが、忙しいからこそ、業務の整理が重要になります。
このように普段の業務を進めていくと省くべき業務が出てきます。
だからこそ、定期的に「無駄な業務が起こっている可能性がある」と考えながら、業務の整理や業務内容を明確にする必要があります。