価格表を切り替えるときは、新しい価格をいつから、どの見積に使うかを決めます。作成中や提出済みの見積は別に洗い出し、判断が必要な案件には確認先を付けておきます。見積には参照した価格表の版を残しておくと、担当者が替わっても金額の根拠をたどれます。
価格改定のたびに経営者へ「この案件はどちらの単価ですか」と確認が戻るなら、まず一つの商品やサービスから、次の順で整理してみてください。
価格表の切り替えは「何の日付で判断するか」から決める
価格表を更新した日と、新価格を使い始める日は別々に書きます。そのうえで、見積の作成日や発行日など、どの日付で新旧を判定するのかを決めます。たとえば発行日を基準にする会社では、作成が改定前でも、改定後に初めて発行する見積には新価格を使う、というルールが考えられます。
新規案件で使うルールの記入例
以下は社内ルールの記入例です。基準にする日付や確認先は、自社の見積の出し方に合わせます。
- 対象は標準価格で作る新規見積
- 基準は見積を初めて発行する日
- 12月1日以降に初めて発行する対象の見積には、価格表の第4版を使用
- 先方へ価格を提示済みの案件や、個別条件がある案件は営業責任者に確認
「12月から新価格」とだけ伝えると、11月に着手した案件をどう扱うかが残ります。見積担当者が実際に迷った案件を一緒に見ながら、対象と判定基準を書き出します。
作成中・提出済みの見積は案件ごとに確認する
切り替え前に、対応中の案件を一覧にします。項目は、案件番号、見積の状態、先方へ伝えた価格の有無、確認する人、次の対応です。確認する人は、決まった扱いとその理由も一覧に残します。
下書きの見積は発行前に単価を確認する
改定前から下書きしている見積は、発行予定日と社内ルールを照らし合わせます。新価格を使う案件では、単価を修正したうえで、明細と合計を見直します。口頭やメールで条件を案内している場合は、その内容も確認する人に伝えます。
提出済みの見積は送った内容を確認できるようにする
提出済みの見積は、実際に送った内容を参照できるようにします。再提示するか判断が必要なときは、担当者が発行日、提示した条件、有効期限などを確認し、判断する人に渡します。再提示する場合は、どの見積をいつ送ったかが追える形で記録します。
見積以外にも確認や修正が繰り返されているなら、やり直しが発生する工程を見つける方法も参考にしてください。
価格表の参照先を決め、見積に使った版を残す
見積担当者が最初に開く共有先を一つ決めます。そこから、現在使う価格表と切り替え予定の価格表、それぞれの適用条件を確認できるようにします。旧版は過去の確認用と分かる名前を付け、現在使う版とは置き場所を分けると探しやすくなります。
見積の社内メモには「参照した価格表」「版」「例外の判断があればその記録先」を残します。案件ごとに条件が異なるときも、どの価格表を出発点にしたかを後から確認できます。
切り替え前に境目の案件で試す
新しい価格表とルールを共有したら、実際に見積を作る方に試してもらいます。確認するのは、たとえば「改定前に下書きした新規案件」「改定前に提出済みの案件」「改定後に初めて作る標準価格の案件」です。担当者が参照先を開き、使う版か確認先を選べるかを見ます。
見積のひな形に単価を入れている場合は、そこも確認します。新しい価格表を参照していても、過去の見積を複製した際に明細に古い単価が残ることがあるためです。切り替え後に質問が出たら、担当者が迷った箇所を確認し、価格表の案内や記入例を直します。
関連記事
見積の確認が経営者に集中しているときは
弊社では、判断が経営者に集中していた会社の支援で、現場の仕事を確認し、社員に任せる仕事と経営者が見る仕事を整理しました。そのうえで、現場で使う資料や手順を整えました。経営者と現場の両方から仕事の流れを確認し、使い続けられる形にすることを大切にしています。
価格表を直しても見積の確認が経営者に戻る場合は、最近判断に迷った案件を一つ挙げていただくと、どの条件から整理するかを一緒に考えられます。YLSの業務改善に関する個別相談から状況をお聞かせください。