納品後の請求漏れを防ぐには、納品担当が案件一覧に請求予定を残し、請求担当が締め前に請求書の送付記録と照合します。今月送る案件、翌月以降に送る案件、確認待ちの案件を分け、確認待ちには担当者と確認期限を残します。
納品の連絡がチャットや口頭に分かれていると、月末になってから経営者が一件ずつ進み具合を聞くことがあります。まずは、経営者が聞き回らなくても請求担当が確認を始められるように、納品から請求までの情報の渡し方を決めましょう。
請求書の一覧を開く前に、納品した案件を確認する
請求書の一覧には、まだ請求書を作っていない案件が載りません。締めの確認は、納品や作業完了を記録している案件一覧から始めます。すでに納品記録があるなら、その一覧に請求予定を加えるところから始められます。
納品担当と請求担当で別の表を管理している場合は、案件番号など、両方で同じ案件だと分かる項目を決めます。同じ取引先の案件が複数あるときも、取引先名だけで照合するより、確認する対象を絞れます。記録がいくつもの表に分かれている場合は、同じ情報を繰り返し入力する作業の減らし方も参考にしてください。
納品担当が、請求予定と確認待ちの理由を残す
納品を記録するときに請求担当へ渡す情報
案件番号、納品日、請求予定月、請求条件を確認できる場所を一行にまとめます。条件を確認できる場所には、受注記録や取引先との合意内容を保管している場所を記します。請求担当が同じ資料を見られるかも、運用を始める前に確かめておきます。
予定月が決まらない案件には、次に動く人を書く
先方の確認を待っているなど、予定月を決められない案件には、何を待っているか、誰がいつ確認するかを残します。「確認待ち」だけだと、納品担当も請求担当も相手の返事を待つことがあります。
記入例として、先方の受領確認を待っている案件なら、「案件A｜納品済み｜請求予定月は確認中｜営業担当が次の営業日に受領状況を確認」のように書けます。確認が取れたら、同じ行の請求予定を更新します。
締め前に請求予定と送付記録を突き合わせる
請求担当は、今月の請求予定に入っている案件を一件ずつ送付記録と照合します。請求書を作成済みでも、送付の記録が見当たらなければ、送付担当に確認します。複数の案件を一枚にまとめて請求する場合は、明細に対象の案件が入っているかも見ます。
今月の予定だけで締めの確認を終えると、予定月が空欄の案件が残ります。予定月が未入力のものと、前回から持ち越した確認待ちも開き、誰がいつ確認するかを確かめてください。翌月以降に回す案件には、その理由と次の確認日を残します。
最初の締めでは、最近納品した案件で試す
まずは納品から請求までの流れが似ている案件を選び、納品担当と請求担当が一緒に記録を見ます。納品担当が「いつなら記録できるか」、請求担当が「どの情報があれば次に進めるか」を話すと、表に置く項目を決めやすくなります。
弊社の業務改革支援では、経営者が把握したいことと、現場で実際に確認できることをすり合わせ、担当者が使える資料や手順に落とし込みます。今回なら、経営者には判断が必要な案件が分かり、担当者には次に誰が動くかが分かる形を目指します。
請求のたびに確認が戻ってくる場合は
請求以外でも、確認や修正が同じ工程で繰り返されている場合は、手戻りが発生する工程を見つける方法も参考になります。
月末になると経営者が納品の確認を引き受けている場合は、直近で確認に時間がかかった案件を一つ挙げていただくと、どこで情報が止まったかを一緒に整理できます。YLSの業務改善に関する個別相談から状況をお聞かせください。